A diferencia de la lengua hablada que acaba perdiéndose en el espacio, los archivos recogen la palabra escrita, la conservan en los documentos, y la difunden con la misma fidelidad con que se escribió, haciéndola perdurar a lo largo de los siglos.
Con motivo de la conmemoración del V Centenario del Descubrimiento de América, tres fueron las instituciones que de una manera decidida acometieron un proyecto pionero hasta entonces en el ámbito de los archivos. Estas instituciones fueron el Ministerio de Cultura de España, la Fundación Ramón Areces e IBM-España, entre las que se formalizó el convenio de colaboración en julio de 1986.
El centro elegido no podía ser otro que el Archivo General de Indias, único archivo del mundo que conserva documentación de la historia del descubrimiento, la colonización y la independencia de un continente, América, así como la referida a las posesiones españolas en Asia.
El Ministerio de Cultura pretendía con este proyecto desarrollar un sistema informático que permitiera realizar las funciones de un archivo histórico, que son la conservación del patrimonio documental y su difusión, aspectos que en muchos casos podían llegar a ser contradictorios, ya que si se aplicaba un carácter restrictivo con vistas a la conservación, difícilmente se podía difundir, al tratarse de documentos originales de incalculable valor.
Por parte de IBM España y la Fundación Ramón Areces, era un reto conseguir una aplicación semejante, inexistente hasta ahora en España y en el mundo, sobre todo en lo referente a la utilización de las técnicas de imágenes en el patrimonio documental.
Para conseguir el desarrollo del proyecto, previamente, los informáticos que tenían que diseñar la futura aplicación mantuvieron una estrecha relación para conseguir el conocimiento completo de los flujos funcionales del archivo: cómo acceden los usuarios, en qué condiciones acceden, qué tipos de instrumentos utilizaban, qué uso de la documentación hacían en la sala, etcétera. Por otra parte, los archiveros analizaron cuáles serían los requisitos básicos para controlar la gestión de los servicios que se prestaban; también, se hizo un reconocimiento exhaustivo de todos los instrumentos de descripción existentes para comunicar a los informáticos las necesidades del diseño de la base de datos textual que permitiera la recuperación de la información. Lo más novedoso y llamativo del proyecto fue la aplicación de imágenes digitales en documentos históricos.
Los criterios generales que se adoptaron para acometer el proyecto de digitalización fueron los siguientes:
Una vez seleccionados los documentos que se iban a reproducir, se procedía a:
Desde el punto de vista de los informáticos, había que decidir los criterios que se iban a adoptar en cuanto a la resolución y los equipos para la captura de un material tan valioso y delicado.
Como el objetivo era la sustitución de los originales en la Sala de Investigación, las imágenes tenían que tener la calidad suficiente para cumplir las exigencias de lectura.
La digitalización debía realizarse mediante el escaneo de los documentos originales. Al tratarse de manuscritos, en su mayoría de los siglos xvi y xvii con problemas de manchas, tintas desvaídas, trasparentadas, etcétera, se descartó la opción de digitalizar en blanco y negro y se eligió la reproducción en niveles de grises y con 100 ppp. Esta resolución se consideró la adecuada para la lectura y la impresión de las imágenes de los documentos.
Para facilitar además el trabajo de los investigadores, el programa de visualización se completó con una herramienta que permitiera «jugar» a los usuarios con los distintos tonos de grises para mejorar su legibilidad. Esta opción de mejora a posteriori se prefirió a que se utilizara cualquier tipo de mejora sobre el documento en el momento de la captura. El original se almacena en el estado real en que se encuentra y solo el usuario investigador lo altera puntualmente en su monitor y lo imprime con dicho tratamiento o tal como se capturó el original.
Con estos criterios se procedió a realizar una ingente tarea por parte de un equipo multidisciplinario para poder llevar a cabo un proyecto que sería el buque insignia y modelo para futuros planes de informatización de archivos históricos.
Las pautas científicas sobre la conservación, la organización y la descripción fueron marcadas por el Ministerio de Cultura y el Archivo General de Indias. El resto del equipo lo formaban informáticos y digitalizadores.
Durante toda esta etapa se trabajó en el almacenamiento de imágenes, de asientos descriptivos, etcétera, sin tener aún la posibilidad de obtener ninguna rentabilidad de la tarea iniciada. No se podían consultar ni las unidades de descripción grabadas ni las imágenes almacenadas.
Desde el año 1988 se establece una pequeña red de área local para la gestión de usuarios.
En el año 1992 se presentó públicamente el sistema, que contaba con más de 9 millones de páginas originales digitalizadas. La Sala de Investigación se dotó con 20 equipos con pantallas de alta resolución y los investigadores pudieron acceder tanto a los instrumentos de descripción como a la reproducción de las imágenes; el tiempo de respuesta era alrededor del minuto, pues el servicio de los discos ópticos que almacenaban las imágenes requería el montaje manual de los operadores.
El sistema era accesible solo para los investigadores presenciales del archivo, sin que en ese momento se planteara la posibilidad de que las imágenes fueran difundidas a través de Internet.
Una de las mayores ventajas que se obtenían era que varios investigadores podían acceder a un mismo documento a través de las pantallas de sus respectivos ordenadores.
En este periodo se produce la implantación total del sistema, consistente en:
— Desarrollo de la gestión de usuarios.
— Consultas de la base de datos textual, incluidos los instrumentos de descripción existentes más las nuevas incorporaciones de la documentación que ha sido preparada y digitalizada.
— Recuperación de la información por la base de datos jerárquica, por signatura y descriptores (índices).
— Consulta de imágenes.
— Impresión de imágenes.
Durante este periodo, y como es normal en los temas de tecnología, se hicieron algunas modificaciones sobre el programa inicial:
— Cambio de soporte, de disco óptico a CD.
— Actualización de la aplicación, manejo más simple, se pasa de dos monitores a uno por persona (1995).
Es muy importante señalar que se esperaba que con el 10 % de la documentación del archivo digitalizada se cubriera el 30 % de las demandas de consulta en sala y de las reproducciones de documentos, y este objetivo se ha cumplido plenamente.
El periodo se inicia con la actualización del sistema operativo pasando de OS/2 a Windows 2000. Más importante es el cambio en los soportes de almacenamiento. Se pasa del CD a los discos magnéticos. Esta modificación permitirá el servicio de imágenes automático. El formato de los ficheros de imagen pasa al estándar JPEG.
Los cambios en el nuevo programa permitirán el acceso a la base de datos textual con búsqueda de descriptores por materias, onomásticos, geográficos y por instituciones. Otra mejora sustancial en la eficacia de la recuperación es la posibilidad de búsqueda por texto libre.
Por último, hasta el 2000, las opciones de actualización de la base de datos debían realizarse de forma diferida, y no inmediata.
Posteriormente se entregaría al Ministerio de Educación, Cultura y Deportes una copia de todas las imágenes almacenadas en el archivo.
Todo el esfuerzo llevado a cabo en estas tres etapas tuvo un resultado espectacular en el año 2003 al incorporar toda la documentación digitalizada en el Archivo General de Indias y en otros Archivos Estatales al Proyecto Archivos Estatales en Red (AER), y dio la oportunidad de acceder a esa ingente cantidad de documentos a través de Internet.
Los objetivos de este proyecto eran de una parte procurar el libre acceso a los Archivos Estatales Españoles para los investigadores situados en cualquier parte del mundo y para un público más general, así como difundir por medio de imágenes digitales documentos en lengua española, lo que permitiría su comprensión a la numerosísima población hispanohablante.
Se conseguía así romper el aislamiento de los usuarios y abrir la información a otros posibles demandantes de información.
AER admitía el acceso a la base de datos de los Archivos Estatales, así como a la consulta de las imágenes. A partir de 2005 se permite a los usuarios la impresión o el almacenamiento de las imágenes.
Siguiendo los criterios de selección expuestos anteriormente, la documentación que actualmente se encuentra digitalizada en el archivo es la siguiente:
— Consejo de Indias. Gobierno
— Consejo de Indias. Justicia
— Casa de la Contratación de Sevilla
— Secretaría de Estado (Primera Secretaría)
— Archivo Ducal de Veragua
— Dirección General de Renta de Correos
La actuación más importante y reciente en esta sección facticia ha sido la digitalización no directa sino a partir de transparencias de medio formato (6 x 7 o 9 x 12) en color. De los más de 7000 mapas, planos, dibujos, etcétera, se han digitalizado 6630. Las imágenes están en la actualidad accesibles solo desde el archivo, pero se espera poder enviar copias al Ministerio de Cultura para su inclusión en Internet. Frente a los 300 K de tamaño medio de una imagen textual, el tamaño medio de las reproducciones de la esta sección es de 12 megas.
Desde el año 2003, fecha en la que se dispone en Internet de la documentación hasta entonces digitalizada, la consulta presencial en el archivo no ha decrecido, pero la demanda de servicios a través de correo electrónico y de otras formas se ha incrementado.1
Esto puede justificarse porque al poderse consultar desde cualquier parte del mundo la información y las imágenes, ya no es necesario el desplazamiento a la Sala de Investigación del Archivo. Sin embargo, el número de usuarios en la sala sigue manteniéndose e incluso aumenta.
La situación de los servicios y los usuarios del año 2000 al 2006 se refleja en el anexo.
Los datos fundamentales del proceso de informatización del Archivo General de Indias han sido profusamente documentados y publicados en varios medios por Pedro González García, quien participó en el proyecto desde su inicio y fue director del Archivo General de Indias hasta 1997.
Finalmente queda decir que el reto fundamental de cualquier sistema de informatización de archivos consiste en estar permanentemente al día en cuanto a actualización de soportes de almacenamiento, actualizaciones de software y equipos de captura y sobre todo contar con un personal cualificado para atender lo que demandan los investigadores y los usuarios de cualquier parte del mundo.