Archivos hispanoamericanos y digitalizaciónLázaro Mejía Arango
Director del Archivo General de la Nación de Colombia

Por esta razón y con el propósito de aportar a la difusión de dicha temática, se abordan algunos proyectos importantes por representar esfuerzos enfocados a posicionar la archivística en un mundo globalizado que impone retos y en un ambiente signado por la tecnología, que impacta y obliga a incursionar en las mejores prácticas y soluciones a los problemas y las necesidades comunes a las que se enfrentan los archivos.

Desde los Estados

Dichos Estados, como órganos sociales multinstitucionales, conjuntos heterogéneos e interdependientes de organizaciones públicas y privadas, los que, además de presentar diferencias en términos de autonomía, estructura, tamaño, sociedad, jurisdicción y recursos, presentan rasgos genéricos comunes, en términos de su papel histórico y cohesionador del conjunto social, en este orden, sus administraciones producen documentos como consecuencia de su acción. Y estos conservados en los archivos, en las diferentes fases de su ciclo vital y los valorados como patrimonio documental derivan de la verdadera existencia del Estado.

«Es significativo que la inquietud por los archivos haya coincidido en España con las épocas más notables de las distintas reorganizaciones políticas». La primera referencia que consta sobre el Archivo Real de Barcelona a finales del siglo xii.²

Al vincularse los archivos cada día más con los fines del Estado en todos sus componentes, se han experimentado cambios para la sociedad en su percepción y su uso. En su complejidad, los archivos legitiman y dan sustento al cuerpo doctrinal y científico de la archivística para dar respuesta a las organizaciones modernas y a un mundo globalizado que se apoya cada día más en los sistemas de comunicación y en las tecnologías de la información y que, por lo tanto, reta a los archivistas a estar a la altura de estos desafíos en procura de la inclusión social de todos los seres humanos.

Para empezar el concepto de archivo

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que realiza. Dicha información puede estar contenida en documentos sobre cualquier soporte, sea este papel, película o medios magnéticos.

El archivo se entiende entonces como el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.³

Elio Lodolini, al hacer referencia a «Archivo, un concepto controvertido en la Doctrina y en las Leyes», afirmaba que «la necesidad de una Memoria es connatural a la existencia misma de una sociedad organizada, apenas salga esta de los estrechos límites de un grupo familiar de tipo primitivo».⁴

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, en la documentación que contienen se expresa, de forma original, su desarrollo histórico.

El registro de las actuaciones: los documentos y los archivos

Las actuaciones administrativas, en una cultura de lo escrito, quedan registradas en documentos, los que dan consistencia y duración a los ciclos en que se cumple la acción gubernamental. Las leyes y las regulaciones que determinan la organización le dan razón y sentido. Con este entorno, los documentos se convierten en el lenguaje natural por medio del cual la Administración se expresa.

La información que contienen los documentos encuentra relación de causa/efecto cuando se organiza en los archivos, por lo que resulta necesario para rastrear la historia por los elementos que en cada momento entraron en juego en los procesos de corta y de larga duración y por la evolución que han tenido a partir de decisiones expresadas en la normatividad, así como los deberes y derechos reconocidos por el Estado. También como sustento de la memoria institucional, que da cuenta de la razón de ser, de existir, y de su desarrollo en el tiempo.

Los archivos documentan, desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de las naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras comunidades, pueblos y naciones. De igual manera conservan los registros de las distintas expresiones creativas, artísticas y asociadas al desarrollo económico, político y cultural.

Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo fueron definiéndose como parte esencial del patrimonio cultural de la nación al exponer valores que sustentan su identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad y son esenciales para el reconocimiento de los derechos ciudadanos.

En los archivos perdura la memoria del pasado que se constituye en fundamento del presente y en soporte del futuro. El acervo documental histórico y aun el que solo tiene valores administrativos, legales, fiscales o contables, preservado y custodiado por la sociedad y sus instituciones, permite que nos sintamos protagonistas y artífices de nuestro propio desarrollo en armonía con el mundo que nos rodea.

Los archivos tienen la función de ser fuente primaria de ilustración en procesos de mejoramiento e innovación, además de dar cuenta del transcurrir histórico de hechos susceptibles de ser estudiados por los interesados, en tanto contienen información de primera mano, por lo general única e irrepetible.

Formación de archivos

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en archivos de gestión, archivo central y archivo histórico.

El archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados (Ley 594 de 2000).

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del programa de gestión documental: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos.

El archivo central es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general (Ley 594 de 2000).

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del programa de gestión documental: organización, consulta, conservación y disposición final de documentos.

El archivo histórico «Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente» (Ley 594 de 2000).

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del programa de gestión documental: organización, consulta, conservación y disposición final de documentos.

Contribución de los archivos

Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y tecnológico está dado por su capacidad de proporcionar información sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos de investigación, y esta es condición para el avance en estos aspectos. Sus resultados permiten aplicaciones prácticas y la generación de conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del país.

Al estar debidamente organizados, los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo y de este con otros Estados.
Toda persona desde que nace inicia una relación con la documentación que se acrecienta en el transcurso de su vida, esta relación le permite ejercer como ciudadano en los diferentes ámbitos en los que se encuentre. Igual sucede con las entidades y las organizaciones al crearse y emprender sus actividades. Así, su creación, su existencia, su desempeño y su desaparición son siempre demostrables a través de documentos.

Por lo que se refiere a la cultura, entendida esta como lo hecho por el hombre, los archivos dan cuenta de sus actuaciones, lo cual permite conocer y comprender su sentido, por lo mismo son testimonio, prueba y memoria, soporte de identidad y patrimonio cultural al identificárseles valores históricos, científicos y culturales. Su protección es responsabilidad del Estado, en la que participa la sociedad en su conjunto. Para la investigación constituyen un insumo fundamental.

La relación derechos humanos y archivos se pone de manifiesto en la mayoría de los casos encontrados al buscar literatura referente a situaciones de delitos tales como desaparición forzada de personas, ejecuciones extrajudiciales y torturas, muchos de ellos crímenes extrajudiciales que empujan a la actuación de otros países y que, frente a los requerimientos, tienen el imperativo de suponer pruebas documentales que soporten los cargos de haber perpetrado delitos de lesa humanidad o cargos de corrupción, fraude tributario, falsificación de documentos, adulteración de pasaportes, malversación de fondos públicos, terrorismo, narcotráfico, origen delictivo de los bienes o enriquecimiento ilícito, blanqueo de capitales, entre otros.

Noticias sobre víctimas, llamados a presentar reclamaciones ante las autoridades y los Gobiernos y denuncias ante las comunidades internacionales y nacionales para el reconocimiento y beneficio a las víctimas de grandes violaciones de derechos humanos ante los comisionados encargados de tramitar estos asuntos, son a diario la temática de los medios de comunicación y es lo que se encuentra en la red de información internacional cuando se aborda la consulta sobre derechos humanos y archivos.

Chile, Argentina, Perú y España son algunos de los países que han tomado medidas sobre la identificación y la protección de archivos de derechos humanos. La UNESCO, en agosto de 2003, reconoció

(…) el valor de los archivos de derechos humanos no solo como reserva de memoria de los pueblos, sino como memoria de la humanidad. Esta documentación, puesta a disposición de las comisiones de la verdad y la reconciliación, la prisión política y la tortura, ha sido un antecedente irrefutable para el restablecimiento de la verdad y la justicia frente a los crímenes de lesa humanidad y es una de las principales fuentes de información en periodos de la historia que se han querido negar, ocultar, silenciar, tergiversar… ⁵

El estatus de patrimonio de la humanidad que la UNESCO le ha dado a los archivos de derechos humanos implica que el Estado tiene el deber y la obligación de protegerlos en todos los Estados del mundo.

Reprografía de archivos

Temas como la reproducción de documentos, el uso de nuevas tecnologías, la conservación de documentos, haciendo énfasis en la conservación preventiva puesto que esta involucra los manejos administrativos y archivísticos para garantizar el adecuado mantenimiento documental, forman parte del acápite referido a la conservación y la disponibilidad de la información, de los documentos y de los archivos, razón esta última que representa su razón de existir siempre que esté asociada con el uso, con la utilidad que representan.

Los anteriores procesos tienen que estar precedidos de una organización de los documentos que permita una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y las necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios y ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final.

Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases es la Tabla de Retención Documental, la cual actúa en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos.

La descripción documental consiste en el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, su localización y su recuperación para la gestión o la investigación (GRGA). Comprende el análisis de información, la extracción de contenidos y el diseño de instrumentos de recuperación como guías, inventarios, catálogos e índices.

La recuperación de los documentos, entendida como la acción y el efecto de obtener por medio de los mencionados instrumentos de consulta los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y la actualización de estos.

Consulta de documentos

Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. (GRGA) Está vinculado a la disponibilidad, que se refiere a la posibilidad de utilizar los documentos en el momento en que se necesitan, con las limitaciones que impone la ley.

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado, etcétera) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de ellos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, por correo electrónico, en bases de datos dispuestas en red, intranet o Internet o remitiendo al usuario al funcionario competente.

Conservación de documentos y su disposición final

La conservación comprende el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. (GRGA)

La disposición final se refiere a la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal o permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. (GRGA)

Por otra parte, y para efectos de la conservación permanente, de identificación de valores secundarios para formar parte del Archivo Histórico, es necesario efectuar la confirmación de lo estipulado en las mencionadas tablas, por si se requiere de algún ajuste a propósito de las tendencias historiográficas que se observen o las que puedan ser pronosticadas con fundamento en los desarrollos tecnológicos, científicos y culturales, en los diferentes campos que les sean vinculantes.

La digitalización: acceso y conservación

Así como se ha explicado el concepto de archivo de forma amplia y su comportamiento en el complejo mundo de los recursos y los sistemas de información, pasando por indicar su conformación y su importancia social, ahora es necesario abordar de manera somera la temática de la digitalización.

De todos es conocido que, con el advenimiento de los computadores y posteriormente de la Internet, se ha revolucionado el proceso de creación y registro de la información. La digitalización, en este entorno, se puede definir como el proceso mediante el cual se generan, almacenan, diseminan, recuperan y administran objetos digitales en términos generales manipulados, transmitidos y tratados por un computador, en un sistema informativo que garantice la accesibilidad, la integridad, la disponibilidad, confidencialidad y la autenticidad.

Tratándose de documentos y archivos digitales, el sistema debe tener la capacidad de permanecer vigente, de tal manera que estos estén siempre disponibles sin restricción por el equipamiento, hardware, o por los programas, aplicativos, software. Que se pueda actualizar permanentemente, según sea necesario y que hacer las migraciones no afecte en absoluto la información contenida en estos medios y soportes.

Por otra parte, el sistema informático, al garantizar la integridad, permite que no se puedan hacer modificaciones por sustracción, eliminación, cambios, etcétera, sin autorización. Los usuarios deben ser plenamente identificados, así como establecidos los controles de auditoría.

La disponibilidad alude a la oportunidad en tiempo real. Para el acceso, también la confidencialidad representa la garantía de que solo quienes estén autorizados pueden obtener la información.

Finalmente, todo lo relativo a la autenticidad, que significa la responsabilidad frente a la autoría; para ello, la firma digital y las certificaciones expedidas por la instancia competente aseguran el procedimiento de clave privada y clave pública que legitima la actuación a efectos de verificar aspectos de la diplomática en la producción del documento.

No obstante lo anterior, el uso de la digitalización para documentos y archivos en estos soportes, así como la implementación de la gestión documental automatizada, conlleva riesgos, que se pueden agrupar en: riesgos físicos: catástrofes, condiciones ambientales inadecuadas y falta de mantenimiento, entre otros. Riesgos humanos: hurto, sabotaje, falta de capacitación, fallas en las medidas de seguridad, etcétera. Y en cuanto a los riesgos tecnológicos: virus, falta de vacunas o de actualización de estas, hackers, seguridad en general, etcétera.

El empleo de la digitalización obedece a objetivos de acceso y conservación, para el mejor conocimiento de las fuentes documentales en el servicio al ciudadano, en un mundo globalizado en el que las fronteras desaparecen y afloran las necesidades de compartir información y documentos relativos a herencias comunes, para promover la estrecha cooperación con recursos y experiencias y hacer visibles oportunidades. Aproximar las fuentes moviliza intereses y rompe la dispersión y el anonimato en que han permanecido en algunos casos durante siglos.

Sin embargo, hay que advertir la responsabilidad que conlleva la inversión en este campo para que se efectúen los estudios previos y la debida organización archivística de la documentación. La digitalización no es la panacea, no significa un acto de magia, no resuelve en sí misma las necesidades. Si se digitalizan la documentación o los registros de forma desordenada, sin un esquema que atienda los principios básicos de la archivística, el resultado será ese mismo desorden en un sistema informático, simplemente cambió de soporte y medio, con el agravante de haber dilapidado recursos humanos, tecnológicos, financieros, etcétera.

Los archivos hispanoamericanos que han incursionado en el campo de la digitalización dan cuenta de ello a pequeña escala. Algunos que más adelante se señalan han participado en proyectos que desembocan en una fase web, disponible para el mundo entero.

El desarrollo de la tecnología digital lleva a la creación del hiperdocumento, personificado, entre muchas otras posibilidades de representación de la información en la Red (…) Las conexiones de imágenes, sonidos, textos, y personas mediante diversos dispositivos allí ofertados; las posibilidades de navegación o de búsqueda y recuperación de la información, propiciadas por un riguroso tratamiento de la información, visibilizadas y viabilizadas por un dispositivo construido para tal propósito, su arquitectura e interface, son ejemplos de las complejas y delicadas operaciones⁶

... que envuelve la digitalización de archivos.

Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso.

Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas conviene conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos de los documentos.

La conservación total aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, y se convierte en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.⁷

Algunos aspectos de la archivística en Hispanoamérica

• Programa de Apoyo al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos (programa ADAI).
• Iberarchivos.
• Censo-guía de Archivos.
• Consejo Internacional de Archivos.
• Mercosur.

La cooperación archivística ha sido muy dinámica. La preservación y la difusión del patrimonio documental iberoamericano e hispanoamericano han estado a la orden del día en las organizaciones que de una u otra manera han propiciado el desarrollo de iniciativas para su fomento. En los últimos años se han fortalecido los mecanismos en un ambiente de globalización que destaca la memoria compartida, gracias a las oportunidades que brinda la tecnología para el establecimiento de programas y redes de información y comunicación.

Una expresión de lo anterior lo constituye el Programa de Apoyo al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos (programa ADAI), que surgió a partir de la Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno de 1999, y que desde entonces ha apoyado el desarrollo archivístico en Iberoamérica a través de la concesión de ayudas a proyectos que promuevan la protección y la difusión de su patrimonio documental y la formación de profesionales especializados para fortalecer una red de archivos, Iberarchivos.⁸

Del Comité Intergubernamental del Programa forman parte Brasil, Colombia, Costa Rica, Cuba, Chile, España, México, Perú, Portugal y Puerto Rico. Argentina y Bolivia⁹ se espera que se reintegren. Los logros del programa ADAI están descritos en el informe «Contribución decisiva al desarrollo archivístico y cultural de los países iberoamericanos; promoción de la normalización en la descripción archivística, normas ISAD(G) y la ISAAR(CPF) y desarrollo de proyectos de la Memoria Compartida entre España e Iberoamérica».

Otro aspecto que hay que destacar es la elaboración conjunta del Censo-guía de Archivos, con el apoyo del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España, el cual se encuentra en este momento en aplicación de instrumentos de prueba para el proceso de actualización de la información registrada de los archivos de la mayoría de los países hispanoamericanos.

Asociación Latinoamericana de Archivos:

La ALA, que se aproxima a cumplir treinta años de vida, ha sido un gran motor de desarrollo para la archivística en tanto que con su presencia y su constante evolución ha aportado a la comunidad medios y herramientas conceptuales y metodológicas tendientes a unificar lo más cercanamente posible el lenguaje y la difusión de mejores prácticas en el desarrollo de esta disciplina.

El ser ALA la rama regional del Consejo Internacional de Archivos, permite la presencia de esta en el concierto internacional y de aquel en la región.

Programa Memoria del Mundo:

Por su parte, la UNESCO, con el Programa Memoria del Mundo, ha facilitado y gestionado recursos para apoyar proyectos de recuperación y difusión del patrimonio documental, que se considera sustancial para la humanidad. En Internet, en la web de este organismo internacional, es posible acceder a miles de imágenes que contienen documentos escritos en español sobre negros y esclavos desde el siglo xvi al xix de varios países, entre los cuales se encuentran Cuba y Colombia.

Programa General de Información (PGI) de la UNESCO. RAMP:

El Programa General de Información (PGI) de la UNESCO, que se puso en práctica en 1974, ha promovido la importancia de la gestión de archivos en las organizaciones y la administración de los sistemas de información que se ha expresado a través de los estudios y publicaciones RAMP. El impacto de estos estudios ha sido notable en tanto que son sustento y referente para enriquecer la bibliografía disponible.

También la UNESCO ha propiciado el desarrollo de aplicaciones en ISIS para el registro en bases de datos de descripción documental, CDS/SIS. Sin embargo, este esfuerzo no ha avanzado más allá de disponer del aplicativo. El soporte técnico, como los ajustes derivados de su uso, están hoy pendientes de un tutelar de este producto.

Proyecto Interpares:

International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems es un equipo que desde el año 2000 se ha integrado con investigadores de varios países de los distintos continentes y cuyo objetivo es «utilizar las herramientas de la ciencia archivística y de la diplomática, para desarrollar los conocimientos teóricos y metodológicos esenciales para la conservación permanente de los registros generados electrónicamente». Lo dirige Luciana Durante.

Diagnóstico de Archivos:

El Diagnóstico General del Desarrollo Archivístico de los Países Iberoamericanos es una meta muy importante que se ha puesto ALA para facilitar la continuidad de iniciativas de planificación expresadas en el seminario «Hacia un plan de desarrollo de los archivos latinoamericanos» (Colombia, 1998) y el Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica (Brasil, 2000), cuya cuarta versión se celebró en Lisboa, Portugal, en 2005, y el próximo de 2007 será en Costa Rica.

Red Iberoamericana:

De escuelas de archivología universitarias RIBEAU, comité permanente de ALA, creado en el año 2000, incluye por supuesto a los países hispanoamericanos.

Mercosur

Un punto importante merece la integración de los países de Mercosur al proponer y realizar periódicamente programas y jornadas académicas, que se constituyen en un singular espacio de integración y de puesta en común de información y experiencias, para conocer logros y mejores prácticas; proyectos exitosos, han traspasado el interés y la participación de los países que integran esta subregión para vincular a otros países de América Latina y del mundo.

Notas

• 1. Para un total de 20 países hispanoamericanos.
• 2. «El patrimonio documental y los archivos nacionales», Jornadas Europeas de patrimonio, septiembre-octubre de 1994, Madrid. Ministerio de Cultura: 1994.
• 3. Ley 594 de 2004, Ley General de Archivos de Colombia.
• 4. Lodolini, Elio: Archivística: Principios y problemas, Madrid: Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas, 1993.
• 5. Internet. Derechos Humanos y Archivos (Informe sobre proyecto Casa Memoria, CODEPU, Radio Nizkor, 2 oct. 2005)
• 6. La doctora Sandra Lúcia Rebel Gómez hace estas afirmaciones para el ámbito de las bibliotecas, que considero válidas y apropiadas desde lo archivístico, en su artículo «O asseso a informacao em bibliotecas virtuais: principios e valores», Alfabetizacao Digital e e Acesso ao Conhe cimento, Brasilia: Universidad de Brasilia, 2006, p. 119.
• 7. Mini-manual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada, Bogotá: AGN, 2001, p. 88.
• 8. Agencia Española de Cooperación Internacional: Iberarchivos, el Programa ADAI, Madrid: 2005, 81 pp.
• 9. Brasil y Portugal no forman parte de los países hispanoamericanos.